Kun lomanmääräytymisvuosi päättyy, on yrityksissä tiedossa monenlaista tarkistettavaa. Koska lomaoikeus määräytyy työsuhteen keston perusteella, joidenkin työntekijöiden lomakertymä voi olla noussut kahdesta päivästä 2,5 päivään per täysi lomanansaintakuukausi. Täytyy myös tarkistaa, onko työntekijöillä ollut poissaoloja, joista ei kerry lomaa ja onko jollain työntekijällä siirtynyttä lomaa.

Lomapalkkoihin vaikuttavat myös muutokset kuukausipalkkaisen työajassa ja palkassa ja ajankohta, jolloin nämä muutokset tehdään. Jos työaika ja palkka muuttuvat lomanmääräytymisvuoden aikana, lomapalkka lasketaan prosenttiperusteisesti.

Jos työaika ja palkka muuttuvat vasta lomanmääräytymisvuoden vaihtumisen jälkeen, mutta ennen lomien pitämistä, lomapalkka lasketaan ennen muutoshetkeä olleen palkan mukaan. Toisaalta jos työaika on pysynyt samana mutta kuukausipalkkaa on korotettu lomanmääräytymisvuoden vaihtumisen jälkeen, maksetaan lomapalkkaa lomallejääntihetken kuukausipalkan mukaan laskettuna.

Vuosilomakirjanpito on lakisääteistä ja lomapalkkalaskelma pitää toimittaa työntekijälle viimeistään silloin, kun lomapalkka lasketaan. Kaikkien edellä mainittujen yksityiskohtien lisäksi on myös huomioitava erilaiset työehtosopimukset, joista useat takaavat työntekijöille vuosilomalakia laajempia etuja, kuten esimerkiksi lomaltapaluurahan tai suuremman lomakertymän. Joillakin toimialoilla myös käytetään lakia laajemmin prosenttiperusteista tai keskituntiansioon perustuvaa lomapalkkojen laskentaa. Tällaisia aloja ovat esimerkiksi rakennusala.

Helpotusta lomavuodenvaihteeseen Tuntinetin automaattisella lomalaskennalla

Lomalaskentaa ja lakisääteisten velvoitteiden hoitamista voi kuitenkin onneksi helpottaa ja automatisoida erilaisten järjestelmien avulla. Esimerkiksi Tuntinetin avulla voit automatisoida vuosilomalain ja eri työehtosopimusten mukaisen vuosilomalaskennan ja vuosilomakirjanpidon.

Ottamalla käyttöön vuosilomalaskenta – lisäominaisuuden, kaikki hoituu lain puitteissa ja työehtosopimusten mukaan. Automaattinen lomalaskenta helpottaa siis palkanlaskijoiden elämää näin lomavuodenvaihteessa.

Kun käytössäsi on Tuntinetin Vuosilomalaskenta, Tuntinetissä ei tarvitse tehdä erillistä lomavuoden päätöstä. Tuntinetin vuosilomalaskenta laskee nimittäin työntekijöiden ansaitsemat vuosilomat ja lomapalkkavaraukset automaattisesti ja tarvittaessa saatavillasi on myös juoksevat loma-arviot ympäri vuoden. Tuntinetillä voit myös automaattisesti laskea kunkin työntekijän eri vuosilomajaksoilta maksettavat lomapalkat ja -rahat.

Koska lomalaskenta tulee kytkeä käyttöön?

Jos aktivoit automaattisen vuosilomalaskennan ensimmäisen kerran kesken lomanansaintavuoden (esim. 1.4.2023 – 31.3.2024), lomalaskenta edellyttää sitä, että työntekijöiden työaikakirjanpito on Tuntinetissä paikkansapitävä vähintään lomanansaintakauden alusta (esim. 1.4.2023) lähtien.

Tämä johtuu siitä, että vuosiloman ansainta (ja joissain tilanteissa myös lomapalkka) määräytyy koko lomanansaintavuoden työssäolon perusteella, eli jos työntekijältä puuttuu työaikamerkintöjä lomavuoden ajalta, lomapäivät (ja mahdollisesti myös lomapalkka) vastaavalta ajalta jäävät pois laskelmilta.

Voiko automaattisen vuosilomalaskennan aktivoida kesken lomanansaintavuoden?

Kyllä, sen voi aktivoida, mikäli työsuhde on alkanut lomanansaintavuoden aikana ja työntekijöiden tunnit on kirjattu Tuntinettiin heti työsuhteen alusta lähtien. Tällöin työaikamerkintöjä ei puutu lomavuoden ajalta.

Tuntinetti myös huomioi ennen aktivointia kertyneet työaikamerkinnät. Jos esimerkiksi aktivoinnit laitetaan voimaan 25.3.2024 – ja työaikamerkintöjä on kertynyt ajalta ennen sitä.

Esimerkiksi: Jos työsuhde on alkanut vaikkapa 1.7.2023 ja vuosilomalaskenta asetetaan päälle 21.3.2024 koskien lomavuotta 2023-2024, niin työsuhteen jatkuessa työntekijälle tulee 31.3.2024 ensimmäinen automaattinen lomalaskelma ansaintakaudelta 1.7.2023 – 31.3.2024.

Olennaisimmat asiat automaattisten lomalaskelmien päällekytkemisen ajankohdan valinnassa ovat

• Että ne eivät menisi päällekkäin manuaalisesti kirjattujen ansaintojen kanssa
  Eli jos tähän mennessä vuosilomalaskelmat on tehty käsin, ja kirjattu esim. “Kertyneet lomat, liukumat ja maksumääräykset”-osioon, niin helpointa on ottaa automaattinen lomalaskenta käyttöön alkaen viimeisen käsin lasketun vuoden jälkeisestä seuraavasta lomavuodesta.
• Ja toisaalta että automaattilomat kytkettäisiin päälle niin, että koko lomanansaintakauden ansaintatiedot olisivat Tuntinetissä.
  Eli jos Tuntinetti on otettu käyttöön vasta 1.8.2023, mutta töitä on tehty jo lomanansaintavuoden alusta, niin automaattiset lomalaskelmat voi kyllä ottaa käyttöön, mutta Tuntinetti pystyy tietysti laskemaan kertymät ainoastaan siltä ajalta kun Tuntinetistä löytyy työaikakirjauksia.

Taipuuko Tuntinetti myös yksityisen sosiaalipalvelualan lomalaskentaan?

Kyllä taipuu. Tuntinetti pystyy käsittelemään jokaisen työehtosopimuksen.

Vuosilomalaskennan ehdot määräytyvät työntekijän työsopimukseen kiinnitetyn työehtosopimuksen mukaisesti. Työaikaraporttien yhteenveto-osiossa, kunkin lomalaskelman kohdalla on painike “Laskentatapa”, josta avautuvasta popupista voit tarkistaa, millä periaatteilla kukin yksittäinen lomalaskelma on laskettu.

Tämä laskentatapa-popup kertoo niin lomalaskennan käyttämät vuosilomaehdot, lomanansaintakauden kuin lomanansaintasäännönkin. Lisäksi sieltä on tarkistettavissa lomapalkan sekä lomarahan laskentaperusteet. Yksityisen sosiaalipalvelualan lomalaskentaehdoissa näkyvillä on myös se, minkä kertymätaulun perusteella kyseinen lomalaskelma on laskettu.